【项目管理中的Excel甘特图教程要如何搞定？汇报工作领导会喜欢吗？】

今天分享下如何利用Excel制作甘特图

用Excel向上级汇报工作，是最一目了然的。领导当然会喜欢了啊。

实际生活中，项目执行会提前、也可能延期，进度实时都可能变更，所以，我们应该分开考虑计划图和进度图的功能，并在一张自动图标中实现~上图：

一、需求分析

1.1. 首先要满足计划图的功能，只需要一条简单的规则：

• 通过输入『计划』开始和结束时间，自动在gantt中表现计划时间条（浅蓝色）

涉及到进度图，我们需要设置几个定义来区分计划内进度、计划外进度（延期或提前）。

当然你也可以根据实际情况作调整，比如如果实际工作中需要严格区分提前和延期，可以将这两个概念分开定义。

1.2. 要满足进度图的功能，我们需要这样几条规则：

• 用深蓝色代表实际执行。其中『计划内执行』用纯深蓝色，『计划外执行』用深蓝色加斜杠

1.21. 而在使用者跟踪进度的时候，使用场景分为两种：

1. 只知道开始时间和大概的工作量，并不清楚完成时间

2. 任务已经完成，知道确切的起始和完成时间

1.22. 根据这两种场景我们可以定义出来这样的使用规则：

• 根据『计划开始』和『计划结束』时间，可以判断出来管理者预估的工作量

预估工作量=计划结束-计划终止 单位：天

• 根据填入的『实际开始』日期，预估工作量，和百分比进度，可以显示计算出来的进度。

计算进度=实际开始+预估工作量*百分比进度 单位：天

• 当实际完成时，使用者填入『实际结束』时间，图表中显示实际开始和结束时间，覆盖之前的计算进度。
• 在执行过程中和实际完成后，都按照『计划内执行』和『计划外执行』的方式进行可视化显示，让管理者一目了然地掌握实际进度与计划的差距。

二、功能制作

2.1. 首先按照习惯的逻辑画一张表头

由于我首先要制作『计划进度』的功能，所以先把计划开始和结束的数据填上了。

2.2 定义『计划进度』

在【公式-定义名称】中新建定义『Plan』

Plan定义返回值是开始和结束时间之间的这一段。这里我用到的公式：

=甘特!F$5=MEDIAN(甘特!F$5,甘特!$C6,甘特!$D6)

3.3.下面用【开始-条件格式-管理规则】的功能，将返回的真值填色：

新建一条自定义规则：

【应用区域】选择在整体日期表区域：

这一步做完后，我们会得到一张【计划甘特图】：

4.4.以下操作同理

继续用【定义名称】和【管理规则】功能把上面列出的需求点一条条定义，并在图表中实现。除了上面的『Plan』以外我还定义了这么几个名称：

【已填写『实际开始』和『实际进度』】

• Actual：计划内进度条

=甘特!C$5=MEDIAN(甘特!C$5, 甘特!$E6, 甘特!$F6)*(甘特!$E6<>0)*(甘特!$F6<>0)

• Advance：『实际开始』早于『计划开始』，提前段进度条

=甘特!C$5=(甘特!$E6<甘特!$C6)*MEDIAN(甘特!C$5, 甘特!$E6, (甘特!$C6-1))*(甘特!$E6<>0)*(甘特!$F6<>0)

• Delay：『实际结束』晚于『计划结束』，延期段进度条

=甘特!C$5=(甘特!$F6>甘特!$D6)*(MEDIAN(甘特!C$5, (甘特!$D6+1), 甘特!$F6))

【已填写『实际开始』和『百分比进度』，未填写『实际进度』】

• Percent：计算进度
• PercentEarlier：『实际开始』早于『计划开始』，包括一小段提前进度
• PercentLater：『实际开始』大于等于『计划开始』，全部为计划内进度

将以上定义都在条件格式进行编辑：

应用区域均为整个日期表部分。

三、美化调整

这样做出来的表格还有一点geek和不方便，很难看清行列。对此需要做几个优化：

• 隔列灰度显示，便于每日任务的可视化
• 可以手动设置一个『今日日期』突出显示该列
• 日期最好可以有微调框
• 前面两条灰度和突出显示列，用简单的条件格式就可以实现了，公式如下：

突出显示列：=H$5=$F$2

（其中H$5是日期列，$F$2是手动输入的日期值）

隔列灰度显示：=MOD(COLUMN(), 2)=0

最后加一个微调框，在【开发工具-微调框】添加：

控件格式链接到手动输入日期的单元格：

一个自动甘特图就做好了

实现跨月功能，可以用『冻结窗格』功能实现。把全年时间在横栏实现，然后冻结时间区域的第一行第一列的格子，就可以左右上下拖动地看了。

在日常工作中，我们经常需要完成持续性的项目，大的项目可能持续一年，小的也需要那么一个月。项目由数个任务组成，任务之间可能又有所关联。此时，进度管理不可或缺。

怎么能让进行中的项目稳步实施？

今天带你认识EXCEL中的甘特图，仅需十分钟，让项目进度一目了然。

举例：下个月需要完成的一个项目，使用甘特图，把整个项目可视化。

步骤如下

1. 设置【开始时间】单元格格式为“常规”。

2. 选择【任务】、【开始时间】、【持续时间】三列，插入图表【堆积条形图】。

3. 双击X轴，设置坐标轴选项，最小值输入序号1开始时间的值【42705】。

4. 双击Y轴，设置坐标轴选项，勾选【逆序类别】。

5. 点击蓝色数据条，设置数据系列格式，填充方式选择【无填充】。

6. 重新设置【开始时间】单元格格式为“日期”。

7. 优化图表字体，即可得到甘特图。

好了，快快动手，做一个甘特图管理好自己的工作吧~

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