Office三件套有多少不为人知的“神技能”？

要说Office三件套最厉害的技能，当然是它们能扩展各种牛逼的插件（Add-in），并且微软为这么插件开发了一个“应用商店”，堪称Office中的App Store。

我们以Excel为例，在Excel2013以上版本，在【插入】选项卡中，有一个【应用商店】。

点击之后，进入加载项界面，这丰富程度让人叹为观止！

除了在Excel中进入应用商店，还可以通过网站进入，在网站上有更丰富的应用，你也可以直接在网站上下载 https://appsource.microsoft.com/zh-cn。接下来我给你展示几个常用的插件，让你感受一下这些应用的强大。

01 一键生成甘特图

很多人在职场中跟进项目需要用到甘特图，如果使用普通的Excel方法制作，即麻烦又不可靠，通过应用商店里的插件，可以一键生成漂亮的甘特图。

在应用商店中，将甘特图添加到Excel中，然后在【我的加载项】中点击甘特图Gantt Chart-Project Timeline，再点击添加即可。

02 高大上的网状结构图

想做出来网状结构图，通过常规的方法几乎不现实，而使用插件，高大上的结构图随手可得。

如图，从Excel中进入应用商店，在首页即可看到Gigraph-Network Visualization插件，点击添加将其添加到Excel工作表中。

插件会提供一个标准的数据模板，我们可以更改里面的数据，然后点击“下一步”、“下一步”、“完成“即可插入王庄结构图。

03 形象生动的人形条形图

用人形（或者其他形象化的图形）来代替硬生生的柱形，可以使柱形图更加生动形象。插件名称是People Graph，不过遗憾的是，现在已经不能通过Excel自带的应用商店进行下载，需要在网站上下载，然后才能使用。

并且有多种多样的类型、主题和形状选择，再也不怕做出来的图表没有冲击力了。

04 地图

当然，还有地图。通过地图插件，将数据展现在地图上。

当然，除了这些插件之外，还有非常多实用、牛逼的插件，在官网上都可以下载到。可以说正是由于应用商店的存在，使得Office三件套变成了一个“平台”，它们已经不单纯是我们过去实用的Excel、Word和PPT了，在他们之上，有无数的开发者在开发扩展应用。

说起Office三件套，确实是每个办公族必用的软件，但很多办公族只满足于他们的一些基本操作，比如Word就只是用来写写文章，Excel就用来做个表，PPT用来做幻灯片。这样说确实没毛病啊，他们三个不就是用来做这些的嘛，没错是没错，但他们三个还有一些不为人知的黑科技，没有深度探索和使用需求的话，确实会忽视这些。不过题主竟然提出了这个问题，说明学习意愿很强烈，我就结合我的工作经历分享一些不为人知的Office黑科技给你吧，希望对你有所帮助。

一、Excel

先从我最熟悉的Excel开始写吧，Excel在表格软件里面是霸主的地位，没有人可以撼动！接下来列举一下他的一些神操作。

1、一键绘制图表

配合Ctrl、Shift和方向键选中横轴纵轴的数据区域，然后按快捷键“Alt + F1”，数据图表就出来了，非常方便，基本可以告别鼠标的拖拖拉拉了。

2、快速选中一列中所有数据

要做数据统计分析的前提是先选中数据，你在选数据的时候，不会是用鼠标一行一行往下拖吧，这样如果有几千几万行的数据你不小心拖错没了，那岂不是要气得头顶冒烟。好了，不逗你了，告诉你个简便的方法：选中数据的首行单元格，然后按Ctrl+Shift+方向键就可以了。

3、寻找公式来源

一看这个标题你是不是懵逼了，什么叫寻找公式来源呢？举个例子，A的总成绩是语文+数学+英语，那么这个总成绩的公式来源就是从语文、数学、英语三者相加而来的。而我们在Excel中按“Ctrl + [”键就可以自动选中公式来源数据了。看起来好像没什么用的样子，但是你如果用到Vlookup这种跨表公式你就知道他的厉害之处了，它可以自动帮你打开数据源的工作簿，再也不用担心为了找个数据源打开了好几个工作簿的情况发生了。

4、Excel转换成PDF

前面第一个技巧谈到了Excel一键绘制图表的功能，没错，日常工作中Excel除了做各种数据统计分析，还有一个重要的作用就是绘制图表，想想就知道了，那些领导谁会关心你的数据怎么做出来的，他们在意的就是最后做出来的这张数据图表。那为了将图表展示给领导看，建议你还是用排版精美的PDF格式来展示吧，免得领导看到密密麻麻的数据头都晕了。而众所周知，Excel本身是不带另存为PDF的功能的。

所以我们只能另辟蹊径啦，比如用一些PDF转换器来达成目标，经过一番查找，我从网上下载了这个迅捷PDF转换器帮我实现了Excel转成PDF的功能。

5、同个单元格内换行

你是不是想骂我，说这个也算黑科技？哈哈哈，告诉你，这个小技巧还真是没多少人知道，可能本身这个也是很少人有使用需求吧，在同一单元格内换行？就不能写在下个单元格里面吗？哈哈，这个就见仁见智了。这个小技巧还是知道一下比较好，非常简单，在单元格内按“Alt + Enter”键就可以了。

Excel就谈到这里啦，当然黑科技还有挺多的，限于篇幅原因，剩下的下次再讲，下面进入Word黑科技环节。

二、Word

Word这个软件怎么说呢，因为很容易出现排版问题而受到了很多人的诟病，现在一些文字工作者都喜欢用Markdown格式来写作，一些写作平台如CSDN、简书等都支持这种写作格式，优点是排版十分方便，而且还好看。好了，扯远了，都快忘了我是来分享Word黑科技的，接下来就说说我在Word里发现的那些黑科技吧。

1、处理图片

怎样？第一个黑科技是不是就吓尿你啦！这不是PS做的事情嘛，Word里面也能做？不瞒您说，还真能，不过也不是全都能啦，不然你要鹅逗比（Adobe）脸往哪搁啊。简单的抠图和调颜色、边框还是可以的，看下面的具体操作吧。

（1）一键调色

把要处理的图片插入到Word里面后，点击“格式”→“重新着色”功能，选择自己喜欢的颜色模式就好咯，末日风很帅有没有！当然也是可以调图片的“亮度”和“对比度”的。

（2）裁剪边框

Word里面还可以把图片裁剪成自己喜欢的边框哦，既有正规的圆角矩形、正方形什么的，也有比较奇怪的心形、笑脸型……选中图形后在“格式”→“图片形状”那里就可以设置啦！

（3）抠图

这个就厉害啦！没想到Word也能做美图秀秀和PS的工作吧，试试你就知道了。我们选择一张黄教主的图片插入到Word中。

点击“格式”→“删除背景”后会出现一些紫色的东西，这些东西用来帮你自动识别需要去除的背景的，当然他不够准确，不过我们可以根据上面那四个按钮调试。

调试完成后的效果：

神奇吧！别急，更神奇的还在后头呢，接下来进入第二点。

2、批量删除回车符

有时候我们将其他格式的文档（例如PDF）转换成Word的时候，难免会出现一些多余的回车符，很影响我们的阅读体验，怎么办呢？一个个删吗，文档短点还好说，长一些的文档你就等着删到手软吧（亲身体验）。那有没有一种更好地方法删除这些烦人的回车符呢？当然有了，按Ctrl + F打开查找替换框，在查找内容上输入“^p”，它代表着回车符，有几个回车符就输入几个它，然后下面的“替换为”框里面留空，最后点击“全部替换”按钮即可。

3、一键删除所有超链接

相信你肯定有过在网上复制东西到Word上，然后被满满的蓝色超链接亮瞎眼的体验吧，想修改一下他们一点到又自动跳到网页去了，删除他们吧，一个个删真是慢死了。怎么办呢？别急，有个小技巧，只要我们先选中全文，然后按“Ctrl+Shift+F9”他们就会全部消失啦。

4、输完文字后面的文字会消失

不知道你有没有遇到过这种情况（反正我遇到了好多次），当你往一段文本里面输入文字时，输完一个文字它后面的一个文字就会自动消失，就像吃豆人一样，以往遇到这种情况我都是直接保存文件关闭再打开就不会了，后来我终于知道了问题所在，都是那个万恶的“Insert”键惹的祸，再按一下它就不会出现“吃豆人”的情况了。

好了，Word也讲完了，看起来虽然简单，但还是有很多人不知道的，比如抠图功能，你以前知道吗？接下来进入PPT黑科技环节吧。

三、PPT

抱歉，对于PPT我了解的不是很多耶（别打我），我只是用他来简简单单地做幻灯片而已，况且前面的秋叶老师已经回答的很好了，这里我就不再献丑了哈！所以Office三件套的黑科技到这里就结束啦，各位觉得对你有所帮助的就点个赞啦，谢谢！

这个特效，就值五块钱（需要office2016实现）：

分解步骤：

1.在评论中回复“PPT素材”，我会回复素材下载链接和Office2016下载链接，如图▼：

2. 将素材拖到PPT中，并将素材摆开▼：

3.调出选择窗格▼：

4.修改对应素材的名称▼：

5.从上往下，按照放大镜-手机大图-手机小图-阴影的顺序摆放到位▼：

6.把素材位置调整如下图▼：

7.点击大手机图，选择裁剪-裁剪为形状并选择椭圆▼：

8.调整裁剪的纵横比为1:1▼：

9.改变裁剪区域的大小，和放大镜大小相同（可以调出辅助线）▼：

10.拖动大手机图▼：

11.移动裁剪区域，到放大镜内▼：

12.将幻灯片复制▼：

13.将第二张幻灯片放大镜及裁剪位置处理如下▼：

14.将幻灯片背景加上▼：

15.选中第二张幻灯片，将幻灯片切换效果设置为“变形”▼：

16.设置切换时间为5秒（可自行修改）▼：

17.完成。看最终效果。▼：

注意，文中所用素材，可关注公众号 ”科技密钥” 回复”PPT素材”即可。

真正的“神技能”应该是革命性的，而不是一些偏门的小技巧。

具体来说，比如，Excel的超级强大新功能Power Query、Power Pivot、Power View、Power Map以及由这几个核心功能衍生出来的新产品Power BI——这些才是真“神技能”，而且目前真正把他们用的人还不多。

一、用户对Power系列功能的评价

这几个方面的功能，到底有多神？我们来看看用过的人怎么评价的。

1、Power Query——给力！逆天！

2、Power Map——神器！可视化地图只需三步！

3、Power BI——横空出世！逆天神器！

二、五大Power功能到底是啥？

Power Query就是用来做数据查询、转换的，还记得Excel里的数据导入吗？你可以理解为它的升级版；
Power Pivot是用来做数据建模和分析的，还记得Excel里的数据透视吗？你可以理解为它的超级版；
Power View是用来做数据展示的，还记得Excel里的图表吗？你可以理解为它的整合版；
Power Map是专门用来做数据的地图化展示的，这是Excel里原来没有的。
Power BI可以理解为微软将这四块功能做了个大整合，然后推出的一个独立的工具。

三、举几个逆天神器的应用示例

1、Power Query——2步搞定数据转换神难题

小勤：大海，刚有个同事在问我这种情况怎么办！公式怎么写啊？

大海：为什么要公式？

小勤：还有大批量数据都需要做这样的迁移啊。公式不是更加自动一点吗？

大海：PowerQuery不是更加自动吗？第一反应为什么不是用Power Query？

小勤：鹅……对哦！Power Query是可以整合、转换数据，并可以自动刷新的。

大海：嗯。就这个问题来说，去掉数据获取（导入）、数据上载头尾两个简单步骤后，用Power Query只要2步就搞定了：逆透视后再透视。

Step-0：数据获取

Step-1：逆透视

Step-2：透视

最后，数据上载

小勤：真是太简单了！那如果写公式的话呢？

大海：公式的话可以看作多条件求和或多行列数据匹配的情况考虑，比如用sumifs、sumproduct、if+index+match等组合的方式，但都比较复杂，而且有个前提：业务经理、月份、存货分类等行列标题的内容要先生成，即结果表的框架先生成，只用公式读取其中的数值内容。如果要连行列标题（业务经理、月份、存货分类）都要靠公式整出来的话，基本没救。

小勤：好吧。有合适的工具，掌握有效的技能，真是事半功倍啊！

2、Power Query秒解顾客最后消费记录神难题

小勤：大海，为提高顾客服务体验，公司现在要求除了将顾客的所有消费记录提出来外，还要求将顾客的最后一次消费记录提取出来，发给现场的销售人员，方便他们提供更好的服务。
大海：鹅……厉害了噢。开始这么高级的服务了。
小勤：是啊，但我就惨了，每天数据都在增加，每天出报表……
大海：这个问题啊，以前有些大神专门研究过，还写过不少神公式，给你看看
还有最后消费金额的公式：小勤：晕啊。这么复杂。
大海：真说起来，这个公式的复杂程度其实不算个大问题，更麻烦的是这个公式涉及数据量大的时候，计算起来会很卡。
小勤：那怎么办好呢？
大海：现在有PowerQuery，秒解，简单到没朋友，看啊。
Step-1：获取数据Step-2：反转行Step-3：对姓名列删除重复项Step-4：再次反转行Step-5：数据上载小勤：666！只要点2下就好了！
大海：你说呢？以后新订单数据进来就刷一下。
小勤：嗯。这太好了，要不能这样的话，公司要真靠数据来提升服务水平可太难了。
大海：的确，服务的提升必须要有最新的数据来保证，这就是快速（敏捷）数据分析的价值啊。